Whistleblowing Policy

- Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità -
Documento redatto in conformità al D. Lgs 231/2001 integrante del modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società.

Redatto da: La Linea S.p.a.

Approvato da AD in data 03/07/2019

Prima edizione  02/07/2019

 
1. Definizione
La segnalazione (cd. whistleblowing), in tale ottica, è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il whistleblower contribuisce all'emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l'amministrazione di appartenenza e, di riflesso, per l'interesse pubblico collettivo. Ilwhistleblowing è la procedura volta a incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, li whistleblower. Lo scopo principale del whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente.
2. Scopo e finalità della procedura
Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all'istituto, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni. In tale prospettiva, l'obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di fornire al whistleblower chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che gli vengono offerte nel nostro ordinamento. Scopo della presente procedura è altresì quello di rimuovere tutti gli elementi o ostacoli al ricorso di segnalazioni at u t e l a della Società e del Segnalante riguardanti atti e fatti a rischio di reato previsti dal D. Lgs. 231/2001.
3. Oggetto della segnalazione
Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati oirregolarità, consumati o tentati. In particolare la segnalazione puòriguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:
1) penalmente rilevanti;
2) poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
3) suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all'azienda di appartenenza;
4)suscettibili di arrecare un pregiudizio all'immagine dell'azienda;
5) suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all'ambiente;
6) pregiudizio ai collaboratori o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso l'azienda.
I whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza dell' Ufficio del Personale.
4. Contenuto segnalazione
lI whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere iseguenti elementi:
a) generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell'ambito dell'azienda;
b) una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
c) se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
d) se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e liservizio in cui svolge l'attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
e) l'indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
f) l'indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati (es: pagamenti, benefici o altra utilità).
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità previste dal presente documento, non verranno prese in considerazione nell'ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente che segnala illeciti, ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
5. Modalità e destinatari della segnalazione
La trasmissione della segnalazione deve avvenire nel rispetto dei criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare li segnalante e l'identità e l'onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l'efficacia delle successive attività di accertamento.
L'Azienda pertanto ha predisposto canali di segnalazione che garantiscano la riservatezza dell'identità del segnalante e mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori a qualsiasi titolo un apposito modello (Modulo per la segnalazione delle violazioni Whistleblowing) li cui utilizzo rende più agevole e rispondente ai requisiti della presente procedura. Il modello è reperibile sul sito aziendale ove sono altresì pubblicate la presente Policy contenente le modalità di compilazione ed invio.
La segnalazione può essere indirizzata all'Organismo di Vigilanza con le seguenti modalità:
a) mediante invio, all'indirizzo di posta elettronica tal fine attivato, whistleblowing@lalineaspa.it. whistleblowing@martinibus.it oppure all'indirizzo proprio dell'Organismo di Vigilanza odv@lalineaspa.it- odv@martinibus.it
L'identità del segnalante sarà conosciuta solo dall' Organismo di Vigilanza che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge;
b) a mezzo del servizio postale ordinario; ai fini della riservatezza è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all'esterno la dicitura "riservata/personale" e sia indirizzata all'Organismo di Vigilanza presso la sede Aziendale via della Fisica n. 30 Marghera Venezia.
Nel caso in cui il segnalante preferisca rimanere anonimo, può segnalare utilizzando uno pseudonimo o un nome di fantasia.
6. Attività di verifica della fondatezza della segnalazione
La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al l'Organismo di Vigilanza che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l'audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. Atal fine, l' Organismo di Vigilanza può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all'occorrenza, di organi di controllo esterni o interni all'azienda. Qualora, all'esito della verifica, la segnalazione risulti fondata, l'Organismo di Vigilanza, in relazione alla natura della violazione, provvederà: a) a presentare denuncia all'autorità giudiziaria competente; b) a comunicare l'esito dell'accertamento al Responsabile della struttura di appartenenza dell'autore della violazione accertata, affinché provveda all'adozione dei provvedimenti gestionali di competenza, incluso, sussistendone i presupposti, l'esercizio dell'azione disciplinare; c) a definire con la Direzione Aziendale |' adozione di eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari at u t e l a dell'Azienda.
7. Forma di tutela del Whistleblower
Obblighi di riservatezza sull'identità del whistleblower e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità atitolo di calunnia e d idiffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell'art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l'anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l'identità del whisteblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l'identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell'obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall'ordinamento.
Per quanto concerne, in particolare, l'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del segnalante può essere rivelata all'autorità disciplinare e all'incolpato solo nei casi in cui :
1) vi sia il consenso espresso del segnalante;
2) la contestazione dell'addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell'incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest'ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.
La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dalla normativa vigente; il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti.
Per le segnalazioni effettuate nelle forme e nei limiti descritti, l'Azienda riconosce al personale, ai sensi del D. Lgs. 231, la tutela nel caso di rivelazione di notizie coperte dall'obbligo di segreto d'ufficio, aziendale, professionale e industriale.
8. Divieto di discriminazione nei confronti del Whistleblower
Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciolinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili. La tutela è circoscritta alle ipotesi in cui segnalante e denunciatosianoentrambi dipendenti della stessa azienda.
Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito, deve dare notizia circostanziata dell'avvenuta discriminazione all' Organismo di Vigilanza. lI dipendente ha inoltre il diritto a chiedere li trasferimento in altra sede lavorativa e, laddove ragionevolmente possibile, si provvederà al soddisfacimento di dette richieste.
9. Responsabilità del Whistleblower
La presente Policy non toglie la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell'ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente Policy, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare li denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell'istituto oggetto della presente procedura.